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商业服务

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  • 购买 Card Policies & Procedure

    丢失或被盗的美国银行采购卡据报道:1-800-344-5696

    美国银行采购卡欺诈指控被报道:1-800-523-9078

     美国银行购买卡再分配


     

    权威机构 - 明尼苏达州立系统 - 采购卡

    板政策7.1,权威, 委托给校长权力制定程序和准则来落实董事会政策。
     
    //www.minnstate.edu/board/procedure/703p3.html


     


     

    一种。目的

    采购卡提供购买物品,从而减少了由大学向供应商处理的个人付款的体积的成本有效,方便和简化方法的大学。此外,持卡人在活动报告提供的大学更好地管理学校采购活动所必需的信息。

    湾定义

    澳门人威尼斯app手机官网具有体制采购卡。在一所大学的名义采购卡可以通过员工的主管和/或预算经理颁发给经批准的状态的员工。大学是容易采购卡公司在发给个人采购卡连接的所有费用。采购卡不能颁发给承包商,合同员工或学生员工。

    C。为获得采购卡程序

    采购卡与美国银行是 唯一的官方大学商业用途。澳门人威尼斯app手机官网建立程序和执行和监测采购卡计划,包括形式,但不限于以下内容:

    1. 采购卡上的赔偿限额;
    2. 购买分配给每个与采购卡进行交易持卡人授权的赔偿限额;
    3. 购买分配给持卡人总数的每月结算周期内产生的所有费用权威的赔偿限额;
    4. 商户类别封锁;
    5. 申请表格可在企业服务网站 www.ijsearch.com/business-services
    6. 图片ID可以在业务服务拿起你的购买卡时可能需要。
    7. 前一卡发放给雇员的权威形式组成的代表团必须完成。
    8. 持卡人用户协议必须被读取和存储卡的方向签名。

    d。授权卡使用

    持卡人被授权使用该卡购买需要作为在大学履行职责的功能的商品或服务。未经授权和/或不当的用卡在下面讨论。

    与采购卡进行购买可以在店内进行,通过电话,传真,互联网,还是美国邮件。特别小心在互联网上通过检查首先要确保它是一个安全的网站,请使用。让您的采购卡号出来的时候,请一定的你是谁给它。

    批准前,批准的学院,大学或校长办公室,要求每次购买。请与您的预算经理商量 之前 使用采购卡。

    前置审批可能发生在许多方面,包括但不限于:

    1. 通过指示该项目的划分,大专或单位成本中心开发的标准征用的形式购买,估计成本,购买日期及采购卡持有者和预算管理的授权签名。 (见样品形式附着)
    2. 从预算经理表示项目电子邮件确认要购买,估计成本和购买日期。
    3. 旅游征用指示哪些项目应计入采购卡,旅行日期,事件(S)和批准预算经理的时间。
    4. 表示特殊费用形式,项目应计入采购卡,事件(S)和批准预算经理的日期和时间。此表必须用之前最终批准的实际事件的业务服务备案。
    5. 批准,决定机关为地方下申购的批准。

    它是成本中心预算经理和持卡人的责任,以确保符合法规明尼苏达州。预批准文件应保持与覆盖在成本中心的员工购买卡的使用成本中心的记录。它,AV / TV或其他大学的服务部门做代表另一个成本中心的采购应保留文档的副本(电子邮件,征用等)的请求和授权选购。预先核准的文件需要保留七(7)年。

    即未经授权和/或不当的用卡

    未经授权和/或不当的用卡包括但不限于:

    1. 个人自用物品;
    2. 项非大学的目的;
    3. 现金或现金垫款;
    4. 让其他人管有您的采购卡和/或账户号码;
    5. 食品和饮料员工个人 作为劳资协议规定的补偿和对雇员开支报告。授权卡可允许用于食品和非酒精饮料在符合系统程序和业务相关的会议 获得批准 特别费 by completing the form “Special Expense Form”. The names of those that will eat & their title or connection to the university and the reason for the purchase of the food need to be included on the form. The form is on the 商业服务 web site;
    6. 酒精饮料;
    7. 任何一种或爆炸物的武器;
    8. 搬迁费用;
    9. 游游或团体费用,除非经批准的商业计划是与相应的副总裁和/或院长文件。收取的费用是为那些通过覆盖 学生学分和教练的费用。运动队差旅费是 寻址在(g)部分;
    10. 汽车租赁保险车辆 内使用 美国;
    11. 设备 - 指 设备/资本资产的定义
    12. 娱乐,电影;
    13. 娱乐;
    14. 支付给个人的私人服务;
    15. 旅游保险。

    持卡人谁使未经授权的交易用卡或不恰当的方式使用该卡 将受到采购卡被撤销,包括归还至大学的未经授权的交易,可能的卡注销,终止雇佣关系,在大学和刑事起诉处分。

    如果与采购卡购买任何物品是不能接受的,必须安排对于信用卡或交换返回进行。 现金退款或支票被禁止 除非供应商坚持认为,退款必须以现金或支票,然后将资金必须立即与大学沉积。通知必须在业务服务的采购卡管理员,以便接收数字和符号适当可以在采购卡的语句进行制造。存款时作出适当的成本中心和目标代码也必须记入。

    F。对不遵守的后果

    无论是由持卡人或批准,以符合立即暂停或持卡人权限撤销,并根据劳资协议可能处分建立采购卡政策和程序,结果失败。

    警告 - 澳门人威尼斯app采购卡允许每个财政年度一个警告不遵守。采购卡账户必须纳入符合规定的警告通知的10天或悬挂会发出。

    第一次进攻,卡将被立即暂停。一旦完成文书工作被提交,该卡将继续暂停30天。

    第二次进攻,卡将被立即暂停。一旦完成文书工作被提交,该卡将继续暂停180天(6个月)。

    第三进攻卡将被立即撤回。卡不予补发。

    G。责任和问责

    这是每一个人持卡人的责任:

    保障在任何时候采购卡和卡账号。 丢失或被盗的购物卡 必须立即报告给美国银行信用卡部门,并澳门人威尼斯app商务服务。 丢失或被盗的卡被报告给1-800-344-5696

    1. 始终保持在安全的地方购买卡。
    2. 不要让他人使用采购卡和/或账户号码。
    3. 获得和所购买商品和服务的可接受形式保留逐项收据。 的可接受的形式的例子包括:递送到雇员电子,复印,传真,或原始纸质收据逐项收据/订单确认。采购卡报表,取消的支票和信用卡存根(仅总量)的副本是不能接受收据的形式。雇员可以被允许在代替收据在有限的情况下的对文件的誓章。誓章必须列出所有购买的商品和服务(而不仅仅是供应商的名称)的项目和价格。过度使用宣誓书可能导致采购卡特权的丧失。所有学分,包括退货,必须逐项收据引用原购买和购买日期被记录在案。互联网购买,打印出来的订单确认显示细节,电子邮件确认,或显示出什么购买,数量和支付的价格应为逐项收据证明原件足够的货运单据的。
    4. 第三方交易: 使用第三方金融服务机构是不鼓励,只能在它是使一个有效的国家授权商家进货的唯一手段的情况下使用。第三方金融服务机构的例子是亚马逊,eBay,和PayPal。这些采购卡交易必须是:
      1. 从供应商购买价格的具体数额。
      2. 单个购买,只在当时你做出购买。
      3. 由收到来自金融服务商和商家提供的产品记录。收据都必须在一起,并与采购卡日志保存。
       
    5.  回顾及时的电子月结单。 持卡人具有直到月的第5天,完成他们的声明,并提交给他们的最终审批。如果持卡人不处理他们与正式收据打印语句及时和/或转声明,他们的采购卡将被暂停。
      1. 检查从美国语句银行的准确性,确保发布的所有交易都是由持卡人做出合法交易。
      2. 检查默认的成本中心,以确保它是正确的。改变,如果必要的。
      3. 使用下拉列表中,选择正确的目标代码。
      4. 加上每笔交易(不,是付出它的成本中心的名称)的描述/目的。表明该费用是如果不是持卡人的员工的名字。
        1. 如果事务是外州或国际旅行,附上您的旅行授权的副本,您的月结单。
        2. 对于超出国家或国际旅行的采购卡上的任何员工差旅费用不具有旅游授权将被认为是个人的费用和需要报销或将被从他们的工资中扣除。
         
      5. 点击“打印帐户活动”,并选择横向布局/视图。
      6. 逐项收据必须连接到印刷声明。
      7. 采购卡的授权用户通过选择交易必须进行电子签名的声明被批准,点击“同意”按钮,然后按照批准的屏幕。通过批准该交易,你也声称货物已收到。
      8. 手动签署并于每月的5日与所有的文档/逐项收据提交打印语句最终审批。
      9. 如果您对您的采购卡账单收费,你没有做,或不知道,请与供应商如果有可能检查出来什么。如果没有可能,或者仍然被认为是欺诈性的,联系业务服务,并根据需要在网上提交争议。
       
    6. 告知收银员 之前 处理一位负责人认为 澳门人威尼斯app是免税 in MN and ND on all items except: lodging, meals eaten in restaurants, car rental and solid waste collection & disposal. The tax exempt number is printed on the purchasing card. 税务ID号1746999.
    7. 礼品卡更新时间: 礼品卡现在可以上大学采购卡购买。礼品卡购买需要事先批准的 特别费 和礼品卡配送必须使用记录在案 礼品和解形式.
    8. 不要使用在内部各部门(即书店或食品服务)您澳门人威尼斯app发行的采购卡。充到大学部帐户来代替。
    9. 从大学分离之前投降采购卡在商业服务卡管理员。
    10. 采取必要的其他措施,以确保采购卡仅用于经授权的目的。
    11. 如果您的默认成本中心的变化和/或你的上司变化通知业务服务。
       

    大学应当进行适当的用卡定期审查。采购卡记录将每月审核。每个购买持卡人有一个“最后的审批”谁审查,他们提交给业务服务为进入会计系统之前批准交易。审批者可以拒绝任何特定的购买和把物品退还给持卡人支付。在使用采购卡的通知可能的欺诈业务服务或中止/终止在任何时间通过任何特定的雇员购买卡的使用。大学有权暂停或随时终止采购卡计划的权利。

    它是持卡人的责任,审批者:

    1. 审查提交持卡人所有采购文件;
    2. 验证交易与持卡人的义务和责任相一致,并与大学的政策和程序兼容。审批者是负责文件不全持卡人回国。
    3. 审批者必须手工签字认可的发言,并于每月15日提交的电子批准或拒绝使用美国银行的网站,每月的交易。

    无论是由持卡人或审批未遵守在持卡人权限立即中止及时的结果。

    H。田径专项采购卡程序

    除了上面列出的程序,这些特殊条件适用于运动队和招聘费用。

    1. 学生资助的活动费用
      1. 团队旅游。采购卡可用于任何球队的旅行费用,包括但不限于交通,住宿,膳食和报名费当行驶状态
      2. 设备和用品。购物卡可购买队服,运动相关的设备成本每单位等小用品低于$ 5,000时使用。
       
    2. 招聘。采购卡可用于承担招聘费用如下:
      1. 校园招聘行程(餐饮,住宿,交通,注册费,等等)
      2. 当地官员/非正式访问费用,包括餐费新兵和家人,允许采购卡上。此外,国家还员工可以允许其膳费采购卡上,如果一种特殊形式的费用已经被批准。
      3. 当新兵的饭菜费用,列出谁在收据上吃人的姓氏和名字。
       

    理由: 问责的效率和易用性是主要原因教练应该使用购物卡的允许的费用。差旅费用采购卡减少在道路上携带大量现金的风险。一个团队可以携带多达$ 2000现金膳食和相关费用。使用采购卡针对当地官员/非正式访问,因为一些访问发生在最后一分钟是更有效的。此外,很多招聘的是兼职教练完成。这是不合理的澳门人威尼斯app要求他们花自己的钱提前为合法经营相关的费用。

    一世。专业发展旅游

    采购卡可用于专业发展旅行时使用的交通,住宿和注册费。 没有饭菜进行充电。 原来,逐项收据和核定的旅行授权(为外州或国际旅行)的复印件必须采购卡的语句被打开英寸

     采购卡采购申请